「トリンプ」と「はてな」業種・業態は違っても元気印会社の会議は共通点が多い: 実践ビジネス発想法

無駄な会議をなくそうという掛け声だけは、どこの企業でも聞かれるものです。実際にはどの程度効率的な会議が行われているのか、怪しいところがたくさんあるのではないでしょうか。逆に会議の開催方法を見れば、その企業の体質を判断できるものです。今回は、毎日全員参加型のユニークな会議を開催している事例を２つ紹介します。１つ目は、早朝会議で有名なトリンプ・インターナショナル・ジャパンの吉越浩一郎社長のインタビュー記事です。情報源は、『情報をオープンにし社員の意識を改革　早朝会議とノー残業で生産性を向上』（2005年8月6日週刊ダイヤモンド 88～91ページ）です。

――会議は朝何時からですか。
8時半からやっています。会社は9時半始まりなので、その1時間前からです。遅くとも10時には終わるようにしています。

―一1回の会議で、どれくらいの案件をこなしているのですか。

40～50件はあります。1件当たり2分で決めている計算になりますね。その場で結論が出ないものは、「判断できるように、翌日までにこういう資料を集めておいてほしい」ということになり、次の議題に移ります。

2分で決めるといっても、そんな大きな内容ではないのです。問題は細分化していますから。実際、「誰が何をいつまでに」と具体的にするためには、細分化せざるをえない。

――会議の参加者は資格などで決まっているのですか。

参加したい人は、総務に言ってくれれば参加できるようになっています。最低、参加してほしいのは、営業は部長以上、本社の管理部門の課長以上。会議ではどの部門に関係していることが飛び出してくるかわからないし、会議に参加することで、「聞いたことがない」とは言わせない。

――人数は？
本社だけで50人ぐらい。全国7ヵ所をテレビ会議で結んでおり、地方からも20～30人が出ています。

――会社の中で何が起きているのか、どんなことが進んでいるのかを社員全員が把握できるようになっているということですね。

10時半までに全員に議事録がメールで配信されるようになっています。営業や部長以上は携帯メールでも読める。

人間、知らないところで決められたものには反発したり、なかなか理解できないものです。会社ではスピード、特に最初の立ち上がりの速さが非常に大事です。

やはり、全部の情報をオープンにして、その理由や決断までのプロセスがわかっていると、一緒にやろうという気になり、立ち上がりのスピードに差が出ると思います。早朝会議は会社が大きく変わった原動力になっています。

――他社からの、早朝会議の見学者も多いとか。

どうでしょう、もう200社ぐらいはありますね。今年に入って公開は月、木だけにしました。朝の会議をやるのも重要だけど、その根底にあるのは、会社の上層部が皆、仲がいいということだと思います。

さすがに早朝会議のトリンプです。こんなに外部からの見学者がいたとは驚きです。次に、はてなの近藤淳也社長のブログを紹介します。こちらの方の会議でもトリンプ同様に、ユニークなアイデアが採用されています。情報源は、近藤淳也の新ネットコミュニティ論会議の無駄をなくそうです。

はてなでは毎朝開発陣によるミーティングを行っているのですが、先週からそのミーティングを「ユーザー参加型」にしました。ユーザーさんにSkypeの会議通話機能を使ってミーティングに参加してもらう、という試みです。

マイクでミーティングの音声を流しつつ、スピーカーからユーザーの声が聞こえるという仕組みになっていて、思った以上に普通に会話ができています。

先週から始めたこの取り組みには、これまでに2名のユーザーさんに参加して頂いていますが、リアルタイムで意見を聞けるメリットは予想以上で、今後さらに参加者を増やして続けていければと思っています。

会議の模様ははてなアイデア日記というブログからmp3ファイルのダウンロードも可能になっていて、Podcastingにも対応しています。mp3ファイルのダウンロード数は1日1000件ほどにのぼります。

さて、その会議ですが、はてなでは毎朝立って全員で会議を行っています。その周りに集まって、出来事・スケジュールの確認、発表・相談、進行確認などを30分から1時間ほど行っています。

立ってミーティングを行うのは、話し合いがだれてしまって長引かないようにするのと、柔軟に参加、不参加を選択できるようにするためです。

1時間も立ちっぱなしで話をしていると、「そろそろ終わらせなくちゃ」と皆が思い始めます。これは議論が無駄に長時間に及ぶのを防いでくれます。

また、ミーティングはオフィスの真ん中でやっているのですが、議題によって興味がなかったり、軽く聞いておくだけで十分だ、と思った場合は各自が自分の判断で席に戻り、耳で聞きながら他の作業を行う、といったことができるようにしています。

外資系の下着メーカーとネットベンチャー、両社の業務内容にはほとんど共通点はないはずなのに、会議という点に限ってはかなり共通する部分があるものです。

毎朝定例で行う
ダラダラと続けない、なるべく１時間程度に終える
希望すれば役職に関わらず、全員参加できる
決定事項を周知徹底することも重視する（メールや録音ファイルの利用）
リモートでの参加も可能（テレビ会議やSkypeの利用）
社外に公開している

この中で1から4に関しては、その気になれば他の企業でも取り入れることは可能でしょう。そうは言っても、このような会議を実現できるかは、企業トップの情報共有に対する考え方次第になります。また、会議の模様を社外の人間に公開することにまで踏み切るには、よほど自社の業務内容に自信がないとできないでしょうね。

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