百式管理人の田口元氏はやはり情報収集・整理の達人
2005年09月06日
いかに効率よく情報を収集して、集めた情報を整理するかによって、ビジネスマンの生産性が左右されると言っても過言ではありません。したがって、独自の情報収集・活用法を編み出しているビジネスマンも少なくありません。第一線で活躍するIT系ビジネスマンの情報収集・活用術に関する記事が、今週発売の週刊AERAに掲載されました。その１人として登場するのが、百式の管理人・田口元氏です。
百式は、面白くて役に立つサイトやツールを紹介するメルマガです。その内容の独創性もさることながら、2000年1月の開始以来１日も休むことなく配信されていることでも有名です。現在は登録者数が２万人、転載分を含めると、読者数も10万人を超えると言われる超人気メルマガになっています。今回は、田口氏のユニークな情報収集・整理術を紹介します。 情報源は、『IT経営者のネット活用術』（AERA 2005年9月12日号 34～36ページ）です。
「ネタ集めは毎朝６時からの約１時間のネットサーフィンで集中して行いますね」
「BBC」や「USA TODAY」など、定期的に見ているサイトや、RSSリーダーに登録している300ほどのサイトから更新された新しい情報など、200ほどの記事を見て回る。
「面白いサイトは検索エンジンでは見つからないですから」
当初は、海外の雑誌が情報源だったが、最近は「lifehack.org」など、仕事の生産性を高めるためのノウハウを紹介した海外サイトが、よくネタ元になっている。
300ものサイトの更新情報を１時間あまりの短時間でチェックするには、個々のサイトを直接調べるネットサーフィン型の方法では不可能でしょう。実際に田口氏もRSSリーダーを活用しています。従来のネットサーフィン型の情報収集法と、RSSリーダー型の情報収集法との違いについては、人間には、RSSリーダーを使っているか使っていないかの二通りしかないにも、説明されています。
RSSリーダーを使うことに慣れてくると、日経のある記事を読み、関連する記事を朝日や読売で読み、さらにそれについて論じているBlogの記事を読み連ねていく、という読み方になる。（下図を参照）
全部の記事を読むわけではないが全部のサイトを読んでいることは稀ではない。そして全てのサイトの情報は見ているが、全ての記事を読んでいるわけでもない、ということになる。
特定のテーマの記事に関心を持って、対象サイトでの掲載の有無を調べたい時に、RSSリーダー型の情報収集法の真価が発揮されます。ネットサーフィン型は、トップページから順番にチェックする必要があります。一方、RSS型は見出し情報をチェックするだけで十分です。
別の言い方をすれば、ネットサーフィンではメディア中心のシークエンシャルな調査しかできないのに対して、RSSリーダーでは記事中心のランダムなアクセスが可能になります。欲しい情報をピンポイントで探し出せるわけですから、後者の優位性は明らかでしょう。
再びAERAの記事に戻ります。こうして集めた情報の整理にも、田口氏は独特の方法を使っています。
プライベートも含め、日々の出来事で使う書類はすべて赤、黄、青のフォルダに振り分けて持ち歩く。
「赤」は「今日やるべきこと」や近日中に片付けなければいけない資料や会議の議事録、公共料金の支払い明細など、「黄」は差し迫ってはいないが気になる資料や裏紙、「青」は何となく手元においておきたい資料。クリーニングの割引券なども「青」に入る。１日の終わりに「赤」の中身が空になっていれば、いい１日。
「振り分けておけば、頭で処理しなくてすむでしょう。一番生産性が高いのは、できるだけ頭を空っぽにしておくことですから」
情報を優先順位に応じて色分けして管理する方法は、三色ボールペン情報活用術の著書のある明治大学文学部の齋藤孝教授が、提唱するものと全く同じです。手帳200%活用ブックの中で紹介されているスケジュール管理法は、次のようなものです（『手帳200％活用ブック』には、手帳活用術を超えたビジネスのヒントも満載）。
齋藤氏の特徴は、三色ボールペン（赤・青・緑）で予定を色分けしてブロック化すること。赤はやるべき最重要なこと、青は忘れていけないレベルのこと、緑は趣味的にやること、に分けて管理している。また、大学の授業時間と同じ90分をワン・ブロックの単位にしている。色別優先順位管理法は、手帳に限らず全ての情報整理にも利用する。
ここで注意しなければならないのは、田口氏と齋藤氏の色分けの基準が、あくまでも行動の優先順位にあることです。ビジネスとプライベートの区別はありません。たまにビジネス用とプライベート用のスケジュールを、別々に記入している人を見かけます。しかし、行動を管理する対象は自分という１人の人間です。スケジュールや優先順位は、１つのスケールで管理すべきでしょう。
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